경영정보 시스템의 정의

경영정보 시스템의 정의(definition)

 

經營情報 system의 定義는 경영정보시스템이란 管理者들에게 情報를 제공하며, 조직내의 운용과 經營 및 관리자의 意思決定機能을 支援하는 종합적인 사용자-기계시스템(man-machine system)으로 정의된다.

경영정보시스템(management information system)은 컴퓨터의 하드웨어(hardware), 소프트웨어(software), 手作業 절차, 分析(analysis) 및 計劃模型(plane model), 통제와 의사결정(decision making) 및 데이터베이스, 모델, 情報通信(Information & Communication) 등을 활용함으로써 그 기능을 수행한다. 경영정보 시스템의 槪念을 細分化하면 다음과 같다.

첫째, 사용자-기계시스템(man-machine system)이다. 경영정보시스템은 컴퓨터 등의 정보기술만을 의미하는 것이 아니라 人的資源(manpower)도 포함하는 개념으로 특정 과업은 人間에 依해서 다른 課業은 컴퓨터에 의해 수행되며, 특히 이들을 結合(combination)하여 運用(employment)하는데 그 특징이 있다.

둘째, 정보이용에 관한 성과적 측면에서 뿐만 아니라 資源(resource)의 낭비를 방지하기 위한 종합적인 정보시스템계획을 중심으로 한 종합시스템의 성격을 갖는다.

셋째, 위에서 언급한 경영정보시스템이 종합시스템으로서의 역할을 수행하기 위해서는 자료의 綜合管理 및 處理(processing)를 가능케 하는 데이타베이스가 요구된다.

넷째, 경영정보시스템은 데이타베이스의 자료를 기초로 하여 경영 의사결정 모형을 이용하여 意思決定業務를 수행하며, 經營者에게 대체안을 제시한다.

다섯째, 경영정보시스템은 包括的 意味에서 組織의 기능과 經營과정을 광범위하게 지원하는 것으로서 자료처리시스템을 포함한다. 경영정보 시스템의 구조는 MIS, 기술 자원 구조, 종합시스템으로서의 구조로 나눌 수 있다.

(1) MIS의 기능구조를 기준으로 그 중요 기능에 따라 거래처리, 정보처리, 의사결정지원, 프로그램화 의사결정, 그리고 의사소통 기능으로 나눌 수 있다. ① 거래처리시스템 : 거래처리시스템은 컴퓨터를 이용한 事務業務나 운용적 업무의 신속 정확한 처리를 위한 시스템으로서 그 주요 기능은 거래처리, 마스터화일(master file)의 보전, 보고서 출력, 데이타베이스에의 자료제공과 검색(search) 등이다. ② 정보처리시스템 : 이는 데이타베이스시스템이라고도 일컬어지며 意思決定에 必要한 情報를 제공하는 시스템이다. ③ 프로그램화 의사결정시스템 : 구조적 의사결정을 위한 시스템으로서 주로 시스템에 의해서 의사결정이 자동적으로 이루어지게 한다. 이러한 시스템은 의사 결정절차가 구조적이며 업무처리절차가 정의된 업무에 적용된다. ④ 의사결정지원시스템 : 프로그램화할 수 없는 비정형적. 비구조적 의사결정을 위한 다양한 지원을 하는 시스템이다. ⑤ 의사소통시스템 : 개인용 컴퓨터, 터미널, 팩시밀리, 워드프로세서, 컴퓨터네트워크와 통신장치를 이용하여 환경과 시스템간의 의사소통 또는 정보전달 기능을 담당한다.

(2) 技術資源에 의한 MIS 구조는 다음과 같은 구조를 갖는다. ① 하드웨어 : 컴퓨터, 자료 준비 장치, 입출력장치 등으로 구성된다. ② 소프트웨어 : 운영시스템과 데이터베이스관리시스템 등 시스템소프트웨어와 의사결정을 위한 사용자중심의 프로그램인 응용소프트웨어로 구성된다. ③ 데이터베이스 : 프로그램이나 자료를 이용할 수 있는 자기테이프, 디스크팩 등의 저장매체에 의해 파일 창고에 보관되는 데이터뱅크이다. ④ 절차 : 편람이나 사용지침서(guide book) 등을 의미한다. ⑤ 시스템요원 : 컴퓨터 오퍼레이터, 시스템분석담당자, 프로그래머, 오퍼레이터 등으로 구성되어있다. (3) 종합시스템으로서의 MIS구조는 모델베이스관리시스템의 관리하에 있는 공통소프트웨어와 데이터베이스관리시스템에 의하여 관리되는 공통데이터베이스를 주축으로 기능별 하위시스템의 연합체를 의미다. 정보시스템의 운영요소로는 物理的 要素와 처리기능, 사용자를 위한 출력형태가 있다. 그 내용은 다음과 같다. (1)물리적요소란 조직정보시스템에서 필요로 하는 물리적 구성요소는 하드웨어,소프트웨어,데이타베이스,절차 그리고 운영요원이다. ① 하드웨어 : 하드웨어는 물리적인 컴퓨터장비와 관련 장치를 의미하며, 이는 입력, 출력 데이터 프로그램을 위한 보조기억장치, 중앙처리장치, 커뮤니케이션 등의 주요 기능을 제공해야 한다. ② 소프트웨어 : 소프트웨어는 하드웨어의 작동을 지시하는 명령어를 가리키는 광범위한 용어이다. 소프트웨어는 두 가지 주요 유형으로 分類할 수 있는데 이들은 시스템소프트웨어와 응용소프트웨어이다. ③ 데이타베이스 : 데이타베이스는 응용소프트웨어가 사용하는 모든 데이타를 갖는다. 일단의 개별적으로 저장된 데이타는 종종 파일이라 불리운다. 저장된 데이터의 물리적 실체는 보조기억장치로 사용되는 물리적 저장매체에 의해 증명된다. ④ 절차(procedure) : 공식적인 운영절차는 물리적인 구성요소이다. 왜냐하면 이것은 매뉴얼(manual) 혹은 지시책자와 같은 물리적인 형태로 존재하기 때문이다. ⑤ 운영요원 : 컴퓨터오퍼레이터, 시스템분석자, 프로그래머, 데이터준비요원, 정보 시스템 관리자, 데이터관리자 등.

(2) 처리기능은 물리적 구성요소로 정보시스템을 설명하게 되면 하드웨어의 구성에 하드웨어가 왜 그런 식으로 구성되어 있는지를 설명하지 못하는 것처럼 시스템이 무엇을 하는 지 설명하지 못한다. 정보시스템을 설명하는 또 하나의 방식은 처리기능으로 설명하는 것이며 주요 처리기능은 다음과 같다. ① 去來處理 : 거래는 구매. 販賣 혹은 製品生産과 같은 활동이다. ② 마스터화일의 유지 : 많은 처리활동에는 조직의 실체에 대해 비교적 영구적이고 역사적인 데이터를 저장하는 마스터 파일(master file)을 만들고 유지하는 것이 필요하다. ③ 보고서 작성 : 報告書(report)는 정보시스템의 주요산물이다. 계획된 보고서는 정기적으로 작성된다. 정보시스템은 또한 특수한 요청에 대해 신속하게 특수보고서를 만들 수 있다. ④ 조회처리 :정보시스템의 또 다른 출력은 데이터 베이스를 사용하여 조회에 응답하는 것이다. ⑤ 상호대화지원응용처리 : 정보시스템은 계획수립, 분석, 의사결정시스템을 지원하기 위한 응용을 갖는다. (3)사용자(user)를 위한 출력의 경우 경영정보시스템사용자는 입력을 제공하고 출력을 받는다. 따라서 정보시스템에 대한 사용자의 평가는 입력의 용이성에도 다소 의존하나 주로 사용자가 쓸 수 있는 출력의 유용성에 기초한다. 즉 출력은 정보시스템을 설명하는 한 방법이 된다.

출력은 5가지 주요형태로 분류될 수 있다. ① 거래서류 혹은 화면 ② 사전 계획된 보고서 ③ 사전 계획된 조회 응답 ④ 특수보고서와 조회응답 ⑤ 사용자 - 기계대화의 결과 . 이와 같이 경영정보시스템은 조직에서의 업무수행, 관리 및 의사결정 기능을 지원하기 위한 정보를 제공하는 통합된 사용자 - 기계시스템이다. 이러한 경영정보시스템은 經營의 각 계층에서 필요로 하는 정보를 컴퓨터시스템을 통하여 적절한 시기에 효율적으로 결정에 필요로 하는 정보를 迅速(quickness)하고 正確하게 제공하는 기능을 가지고 있으며 컴퓨터이용 은 보다 많은 정보를 처리하고 관리하게 될 것으로 전망된다. 경영정보시스템의 발전과정은 대부분의 조직은 지금까지 그것이 설령 어떤 공식적인 MIS로 인식되지는 않았다 할지라도 어떤 형태로든 경영정보시스템을 유지해 왔을 것이다. 그러나 과거의 경영정보시스템 은 그 설치나 이용에 있어서 극히 비공식적이었다. 그러다가 점차 컴퓨터가 이용되기 시작하면서 다량의 정보가 단시간내에 처리 요약될 수 있게 되었고, 그에 따라 경영정보 시스템이 공식적으로 설계됨은 물론 하나의 연구 분야로까지 간주되기에 이르렀다. 뒤이어 컴퓨터를 보다 효과적으로 활용하려 한 나머지 정보시스템에 대한 집중적인 연구를 통해 새로운 시스템의 개발 집행에 관심을 갖게 되었으며, 결국 경영정보시스템도 TPS - MIS - DSS - SIS(ES)로 발전하는 과정을 거치게 되었다.

TPS(Transaction Processing System)의 경우 초기 정보시스템과 같이 주로 경리나 청구서 작성과 같은 몇몇 단순하고 반복적인 활동에 관한 자료를 처리하는 데만 이용되었다. 그리하여 처음에는 그것을 활용하는데 요하는 전문적 기술 때문에 컴퓨터도 EDPS부에 위치해 있는 경우가 많았으나, 자료처리가 보다 신속하고 용이해지면서 다른 활동의 자료나 정보를 관리하는 업무까지도 컴퓨터화되기에 이르렀다. 이들 새로운 과업을 수행하기 위해 TPS부서는 경영자들에게 표준화된 보고서를 제공할 필요성이 발생하게 되었으며, 그것이 계기가 되어 마침내 MIS가 등장하게 되었다. TPS의 성장은 곧 경영자들로 하여금 그들 조직의 정보시스템을 보다 합리적으로 계획하도록 촉구하는 결과를 가져왔으며, 그것은 곧 컴퓨터기반의 정보시스템(CBIS) 혹은 단 순히 새로운 MIS개념을 등장시키는 결과를 가져왔다. 즉 TPS가 단순히 다량의 표준화된 자료를 상규적으로 처리하는 그 以上으로 기능을 확대시키게 되면서 그것은 곧 MIS라 는 새로운 명칭을 갖게 되었다는 것이다. 최근 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어가 고도로 발달함에 따라 TPS와 MIS전문가는 물론이고 경영자들까지도 CBIS의 자료베이스에 'on-line' 혹은 'real-time'으로 접할 수가 있게 되었다. 즉 마이크로(micro) 컴퓨터가 보편화되면서 경영자가 스스로의 자료베이스를 만들어 놓은 다음 필요한 정보를 그때그때 조작해냄으로써 구태여 TPS나 MIS부서로부터의 보고를 기다리지 않아도 될 수 있게 되었는데 그러한 정보시스템을 소위 DSS시스템이라고 부른다. 처음에는 항공기의 예약업무와 같은 분야에만 도입되었나 요즘에는 은행, 증권회사, 호텔에서는 물론이고 제조회사의 각 활동에도 광범위하게 적용되고 있다. 물론 MIS가 아직도 통상적인 업무의 통제에 필요한 것은 사실이지만, DSS는 특히 구조화된 자료베이스의 이용까지도 가능케 한다는 점에서 한 단계 더 발전된 시스템이라 할 수 있다. ES, 즉 專門家시스템이란 문제를 진단하고, 그러한 문제를 극복, 해결하기 위한 전략을 추천하며, 또 그러한 추천의 타당성을 제시함은 물론 심지어는 갖가지 경험이나 상황을 "학습"까지 시키는 等 소위 人工知能(AI : Artificial Intelligence)을 이용한 "새로운 시대"의 정보시스템을 일컫는다. 물론 오늘날 제5세대 컴퓨터라고까지 불리고 있는 이러한 시스템이 아직 本格的으로 실용화단계에 와있지는 못하지만 컴퓨터기술의 發展 速度에 비추어 멀지 않은 장래에 그와 같은 人工頭腦를 이용한 정보시스템이 등장하리라 믿는다.