ERP 도입에 따른 정보화 효과와 역효과

07년 정보화 지원 사업 신청 접수 마감이 내일(11.7)로 다가왔다.

사업공고가 나가고 많은 기업이 정보화 지원에 대한 질문을 ERP구축지원으로 한계 짓고 질문하는 경우가 많다. 정보화 하면 ERP.라는 생각을 가지고 있는 듯 하다.

여기에 “ERP 도입에 따른 정보화 효과와 反효과”라는 글이 있다.

정보화하고자 무조건 ERP 도입을 하고자 하는 생각에 일침을 가한다.

신중히 생각하고 결정할 사안이다.

<ERP 도입에 따른 정보화 효과와 反효과>  

잘못 구축된 ERP는 기업의 애물단지가 될 수 있다. 따라서 기업의 전 영역에 영향을 미치는 ERP 구축은 여러 가지를 고려해 신중을 기해야 한다.

ERP와 같이 복잡하고 회사의 전 영역에 걸쳐 영향을 미치는 정보화를 추진할 때는 신중하게 여러 가지를 고려하여 의사결정을 하는 것이 바람직하다. ERP가 제대로 구축된다면 이로 인해 얻어지는 양적인 투자대비 효과와 질적인 경쟁우위 역량 제고 효과가 막대하겠지만, 반대로 잘못 선택되어 구축될 경우에는 회사의 업무 효율을 떨어뜨리고 새로운 변화를 저해하는 애물단지가 될 수도 있다. 이에 필자는 예방적 차원에서 ERP가 잘못 구축이 되는 경우 어떤 문제점들이 발생하게 되는가를 살펴보고자 한다.

복잡하게 만들수록 실패할 확률이 높다

ERP를 도입하면서 제일 먼저 범하기 쉬운 잘못은 컴퓨터가 처리하니까 잘 할 수 있으리라는 기대를 가지고 시행하는 것이다.

대표적인 예가 다품종 소량 생산 체제 하에서 개별 품목의 공정별 원가 계산을 하겠다든지, 어떤 자재나 제품이 어디로 사용되었는지를 추적하기 위해 바코드를 새로이 부착하여 자동으로 이동상태를 컴퓨터로 읽으려고 하는 등 컴퓨터를 과도하게 사용하려는 분들이다.

그러나 엄청난 데이터는 그냥 얻어지는 것이 아니다. 그만큼 데이터의 획득에서부터 검증에 이르기까지 인력이 더 투입되고, 막대한 데이터는 컴퓨팅 자원을 비효율적으로 가동케 하는 주 원인이 된다.

제대로 된 길을 찾는 데는 숲 전체를 조망해 보는 것이 필요하듯이, 공정별 원가 계산이나 바코드 처리 같이 세부적인 자료를 처리한다고 꼭 원가를 절감하거나 문제 발생 시에 대처를 원활하게 해결해 주는 것은 아니다. 그러므로 정보화를 추진하는 데 있어 제일 유의해야 할 사항은 목적에 적합한 정보화 수준을 결정하는 일이라 할 수 있다.

데이터의 불일치나 일부 누락 구조가 평생을 힘들게 한다

정보화 과정을 데이터와의 싸움이라고 할 정도로 데이터의 사전 준비와 사후 검증에 많은 인력이 소요된다. 그런데 ERP 시스템의 구조나 운용에 있어서 데이터가 일치되지 않을 요소가 있다면 두고두고 골치 아픈 일이 된다.

예를 들어, 영업에서 판매한 매출 데이터와 이를 분개해서 회계처리를 한 이후에 영업에서 매출 데이터를 변경할 수 있게 된다면 매월 결산 시 이에 대한 검증작업을 하나하나 해야 하는 번거로운 일을 해야 한다. 영업에서 관리하는 거래처 코드와 회계에서 관리하는 거래처 코드가 다를 경우 외상매출금에 대한 일치화 작업에 쓸데없이 많은 인력을 뺏기게 된다. 영업에서 쓰는 품목의 코드와 생산에서 쓰는 품목의 코드가 다르다면 매월 재고 수불을 맞추는 일이 큰 숙제거리가 된다.

그러므로 ERP를 구축하면서 제일 역점을 두어야 하는 것이 동일한 데이터는 한 군데에서만 발생하게 만들어야 하고, 다른 곳에서는 이를 읽어서 활용하게끔 구조화가 되게 하는 일이며, 원천 데이터를 기준으로 재가공된 데이터가 발생한다면 재가공 이후에는 원천데이터를 고칠 수 없게끔 업무 처리 절차를 확실하게 잡아 놓아야 하고 이와 관련된 ERP 프로그램에서도 변경을 못하게 하는 기능을 가져야 한다.

실시간으로 처리 안 할 시에는 이중적인 일 처리가 된다

모든 활동에는 선행되는 정보가 있어야 업무를 효과적으로 처리할 수 있다. ERP는 대부분의 프로세스를 연계하여 통합적으로 처리하기 때문에 각 부문에서 실시간으로 업무 처리를 해주어야지만 전사의 모든 사람들이 ERP를 업무 활동의 기준으로 삼아 정보를 이용하면서 업무 처리를 할 수 있게 된다. 만약 프로세스 중도에 실시간으로 업무 처리를 하지 않을 경우에는 다른 프로세스에서는 왜곡된 정보를 기준으로 활동이 이루어지게 된다.

예를 들어, 창고에서 물품을 출고할 때 ERP 상에서 출고와 동시에 처리하지 않을 경우 실제 재고는 없는데 ERP 상에서는 재고가 있는 것으로 나타나게 됨으로 재고 판단을 하는 담당자한테 오류를 유발시키게 된다. 어떤 거래처에 대해 주문이나 납품에 대한 처리를 제때에 안 할 경우 거래처 미수 내역이 제대로 반영되지 않음으로써 여신 기준에 대한 오류를 발생시킴으로써 다른 주문이나 납품을 추가하므로 여신 한도가 초과될 수가 있다.

초기 투자보다 유지 보수에 대한 부담이 더 중요하다

일반적인 기계 장비는 한번 도입한 후에 웬만해서는 새롭게 기능이나 구조를 바꿔서 사용하지 않으며, 그다지 잦은 고장을 일으키지도 않으나 ERP 같은 전사적 업무 처리 시스템은 기업 환경의 잦은 변화로 수없이 많은 조직이나 프로세스 상의 변화를 수용하면서 사용할 수밖에 없다. 그러므로 ERP는 초기 도입 비용도 신중히 검토해야 하지만 도입한 이후에 들어 가는 유지 보수 비용 또한 만만치 않음을 심각하게 고려해야 한다.

단순히 계약에 의해 지급하게 되는 직접 유지 보수 비용보다 보이지 않는 운영 상의 효율성과 업무 처리에 걸리는 시간 및 내부 인력의 지속적 투입 소요 등에서 생산성의 차이가 많이 발생하게 된다. 이 생산성의 차이는 도입 초기에 일회성으로 발생하는 것이 아니기 때문에 회사의 성장과 더불어 매년 누적이 된다는 관점에서 보면 도입 비용보다 훨씬 더 크게 늘어날 수가 있다.

업무 변화를 프로그램의 수정 없이 유연하게 쓸 수 있는 좋은 구조가 아니라면 향후 프로그램을 수정한 담당자가 부재 시에 발생할 처치 불능에 대한 위험도 깊이 감안해야 한다. 또한 프로그램을 내 입맛에 맞춰 개발 사용할 때 편리성 자체는 좋으나 그렇게 만드는 것 자체가 비용도 많이 들고 향후에 유지 보수하는데 많은 어려움이 있을 수밖에 없음을 유의하여야 한다.

[출처] 중소기업기술정보진흥원 월간 e-SME 권영범 대표 / (주)영림원소프트랩